Cette thématique actuelle mérite une attention soutenue pour éviter de se retrouver face à des désagréments assurés. Rappelons tout d’abord que le droit du travail ne fixe que peu d’obligations de conservation de telles données après la fin des rapports de travail.
Les données qui concernent l’aptitude au travail ou l’exécution du contrat n’ont logiquement plus à être conservées, dès lors que le contrat a pris fin. En principe et selon l’actuel et le futur droit de la protection des données, les données personnelles doivent être détruites ou à tout le moins anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires à l’aune de la finalité du traitement. Il faut donc clairement songer à épurer le dossier du collaborateur des informations désormais superfétatoires (certificat médical, changement d’adresse, demande relative aux vacances, etc.).
Certaines données doivent toutefois être légalement conservées, à l’instar de celles relatives à l’établissement d’un certificat de travail. Une pesée des intérêts doit régulièrement survenir, celui de l’employeur devant s’avérer supérieur pour justifier du fait que les données ne sont pas détruites. À cet égard, la durée de la conservation des données jouera un rôle important.
Les documents comptables doivent être conservés en conformité avec les règles en cette matière (art. 957 et suivants du Code des obligations). Les livres et les pièces comptables, ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision doivent l’être durant une période de 10 ans dès la fin de l’exercice comptable. Les preuves en cas de litige doivent quant à elles être conservées au maximum durant le délai de prescription des procédures (5 ans pour les prestations contractuelles de travailleurs, 20 ans pour les lésions corporelles). Il n’est toutefois pas possible de sauvegarder ces informations si la perspective d’une procédure est illusoire. Une analyse au cas par cas est donc nécessaire avec comme fil conducteur la probabilité d’une procédure. Les obligations prévues par les assurances sociales et privées sont également source d’interrogations. L’employeur peut avoir un intérêt prépondérant à préserver des données liées à différentes prétentions émanant de travailleurs, d’assureurs ou de lui-même.
En définitive, si les principes sont assez clairs, leur application pratique demeure complexe et peu aisée. Qui opère un tri dans les données au départ d’un collaborateur ? La messagerie est un excellent exemple du véritable capharnaüm qui peut régner dans le monde réel de l’entreprise. La seule véritable solution consiste à envisager la durée de conservation dès la collecte. En classant correctement les données, en anticipant les difficultés et en toute hypothèse en faisant le tri au départ des collaborateurs. À défaut, nous stockerons sans réflexion et sans respect du cadre légal.
